Solutions
Numériques
Avec l’avènement de la dématérialisation, la gestion des documents est devenue de plus en plus complexe, en raison de la croissance des flux documentaires et de la multiplication des canaux de communication. Pour répondre à ces défis, des solutions de Gestion électronique des documents (GED) ont été développées.
Alors, qu’est-ce qu’une GED ?
La GED est un système informatique qui permet de numériser les documents papiers et de dématérialiser les processus métiers de l’entreprise. Elle est considérée comme l’un des outils clés de la dématérialisation. Utilisée principalement en entreprise, la GED facilite la gestion et l’exploitation des documents. Elle permet notamment de convertir les documents papier en format numérique, d’automatiser le classement des documents en fonction de règles paramétrables, d’organiser la recherche des documents, de faciliter la consultation, le partage et le téléchargement des documents, ainsi que d’archiver les documents selon les exigences métiers.
La GED est généralement connectée aux différents logiciels et outils du système d’information de l’entreprise, ce qui permet de centraliser les documents dans un espace sécurisé et paramétrable. En dématérialisant les documents papiers et en les intégrant dans la GED, il est possible d’accéder à des fonctionnalités de workflow et de travail collaboratif tout au long du cycle de vie des documents.
Intégrateur certifié
L’entreprise Konvergence, situé dans le 38 à Moirans en Isère, et intégrateur certifié, vous présente le leader des solutions de dématérialisation, ZEENDOC
Zeendoc est une solution SaaS de Gestion Electronique des Documents (GED) qui permet à votre entreprise d’archiver, de partager, de consulter et d’exploiter facilement tous ses documents. En tant que référence dans le domaine de la GED, Zeendoc se distingue par sa modularité et la diversité de ses fonctionnalités, telles que l’archivage électronique, la dématérialisation des bulletins de salaire, la gestion des dossiers clients et fournisseurs, la gestion des factures et des notes de frais, les exports comptables, ainsi que la signature électronique. Avec une prise en main facile, Zeendoc vous permet de digitaliser vos processus d’entreprise, d’accélérer votre démarche de dématérialisation et de gagner un temps précieux grâce à l’archivage et au traitement de vos documents.
Prêt pour 2024 ?
Zeendoc est une solution de Gestion Electronique des Documents qui facilite la dématérialisation des factures pour les entreprises. Avec l’obligation à venir de réceptionner et émettre des factures électroniques, Zeendoc propose une réponse adaptée pour accompagner les entreprises dans cette transition.
Grâce à Zeendoc, vous pouvez facilement dématérialiser vos factures et les stocker de manière sécurisée. Les informations pertinentes sont automatiquement extraites pour une imputation comptable facilitée et une exportation simplifiée vers votre logiciel de comptabilité.
En outre, Zeendoc permet également de suivre et de gérer l’ensemble des factures émises et reçues de manière centralisée, en toute sécurité et en toute transparence. En tant qu’expert en GED, Zeendoc est là pour vous aider à anticiper l’obligation de dématérialisation des factures et à faciliter cette transition importante pour votre entreprise.
Pour finir Zeendoc gère la capture, le traitement, la validation et l’intégration de tous vos documents fournisseurs. Ce traitement vous apporte ainsi une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le circuit de traitement et de paiement, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec vos fournisseurs.
Automatisez vos échanges
Internes / Externes
Zeendoc est bien plus qu’une simple solution de stockage, de classement et d’automatisation de processus documentaires. C’est également un outil de collaboration efficace pour votre entreprise.
En effet, Zeendoc simplifie la diffusion des documents dans toute l’entreprise, permet leur annotation, leur validation et leur partage en toute sécurité, que ce soit en interne ou en externe.
Avec l’édition en ligne, Zeendoc renforce la collaboration entre les différents services au sein de sa plate-forme SaaS dans le cloud, permettant ainsi à tous les utilisateurs d’accéder aux mêmes documents en ligne et à leurs différentes versions. Cela se traduit par une amélioration de la productivité tout en assurant la sécurité des données.
L’édition en ligne des documents
Le partage d’informations est essentiel à la communication et à la productivité de votre entreprise. Zeendoc facilite cette tâche grâce à l’édition en ligne de documents Microsoft Office 365 (Excel, Word et Powerpoint). Les collaborateurs peuvent ainsi créer, partager et modifier facilement et rapidement le contenu d’un document directement depuis leur environnement Zeendoc. Chaque utilisateur autorisé peut afficher la dernière version enregistrée et récupérer les différentes versions disponibles, y compris celles générées par d’autres collaborateurs.
Il est important de noter que le document original déposé dans Zeendoc n’est jamais modifié ni supprimé. Lorsqu’un utilisateur consulte ou modifie un document archivé, il accède à une copie. Quelles que soient les actions qu’il effectue, l’original stocké dans Zeendoc reste inchangé pour garantir son intégrité en termes d’archivage et de gestion de preuve, le cas échéant.
Grâce à Zeendoc, le travail en équipe prend une nouvelle dimension.
Chaque document est une information vivante qui peut être commentée et faire l’objet d’un processus de circulation ou de validation par les personnes concernées. Vous pouvez également créer des alertes pour faciliter le suivi des relances ou des paiements.
Zeendoc vous permet de garder le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès de vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi définir les niveaux d’accès (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc…) pour chaque utilisateur en fonction de ses besoins.
Zeendoc travail pour vous
Avec Zeendoc, vous n’avez plus besoin de perdre du temps à chercher et à rassembler les différents éléments d’un même dossier tels que les devis, bons de commande et factures. Notre solution s’occupe de rapprocher et de créer des liens entre ces éléments pour vous permettre de vérifier et de valider facilement une facture fournisseur ou de justifier l’émission d’une facture client en un seul clic.
De plus, notre application vous permet d’envoyer vos factures et pièces jointes par e-mail en identifiant automatiquement les adresses e-mail. Zeendoc assure également une traçabilité optimale des envois et des consultations et vous permet de créer des alertes pour suivre le traitement des factures à envoyer, celles qui n’ont pas été reçues ou consultées.
Connectez Zeendoc à vos logiciels
Améliorez votre gestion des factures et libérez du temps pour vous concentrer sur vos clients La gestion des factures peut facilement devenir une tâche chronophage pour les entreprises. La saisie et le traitement de ces données comptables peuvent vous éloigner de votre cœur de métier. C’est là qu’intervient l’export-comptable GED de Zeendoc, qui vous permet de connecter facilement votre solution à vos applications métier.
Avec Zeendoc, vous pouvez déposer facilement vos factures papiers ou numériques. Les informations importantes, telles que le fournisseur, les dates, les montants et les références, sont automatiquement lues et enregistrées. Le système propose également une imputation comptable en fonction de vos habitudes. Les écritures sont ensuite exportées directement vers votre logiciel comptable, au format adapté. Grâce à cette solution, vous pouvez ainsi consacrer plus de temps à vos clients et à votre cœur de métier.
